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Paie, ADP & SIRH
Responsable paie, payroll manager, responsable paie et administration du personnel, responsable paie et Rh, responsable paie et SIRH… ces nombreuses dénominations désignent un poste emblématique des services paies.
Ce professionnel de la paie s’assure du bon déroulement des opérations de paie tout en encadrant le service, car il est avant tout le « capitaine » du service paie.
Comment définit-on un bon manager, quelles sont les choses à faire ou à ne pas faire pour être un bon manager ? Voici une petite liste des principales actions à mettre en place ou au contraire à éviter.
« C’est en manageant qu’on devient manager » !
Les 3 règles d’or du responsable paie
1- Maitriser les bases de la paie
Avant toute chose, le responsable paie doit maîtriser la paie ! Même si les responsables paie ne produisent plus ou beaucoup moins de bulletin de paie, ils doivent pour autant maîtriser les calculs de seuil, les techniques de régulations des tranches, le calcul des congés payés pour un salarié arrivé en cours d’années…
Comment peut-il aisément contrôler les bulletins de paie s’il en oublie les bases ?
2- Transmettre les compétences
Pour la grande majorité des professionnels de la paie, la compétence la plus difficile à maîtriser est l’intégration des évolutions réglementaires. En effet, l’instabilité du cadre légal est un défi du quotidien. Le responsable paie doit être à l’affut des évolutions législative mais surtout il doit transmettre, informer et former son équipe à ces nouvelles règles.
« Au sein de mon service paie, j’ai pris l’habitude d’animer des réunions d’informations sur les évolutions légales et technologiques à destination de l’ensemble du personnel du service …. Ces réunions sont l’occasion pour moi de transmettre les bonnes informations mais également pour les collaborateurs de me faire remonter leurs éventuels incompréhensions » , explique le responsable d’un CSP paie.
Un bon manager paie fait monter en compétence chaque collaborateur en le formant sur ses missions directes mais également en l’informant sur le cœur de métier de l’entreprise, les sujets transverses qui impactent les différents services, etc. Cela facilitera d’autant plus le travail du gestionnaire de paie.
3- Savoir communiquer
Le responsable paie est au croisement des différents services de l’entreprise. Il est au centre des relations entre salariés, direction, service juridique et comptable.
Véritable expert de la paie, il est l’interlocuteur privilégié. Il explique, rassure les collaborateurs et les managers. « Avec la mise en place prochaine du PAS, beaucoup de salariés étaient inquiets ; de conserver une certaine confidentialité, de son exécution… Afin de répondre au besoin de transparence, de sécurité et de simplicité entre les collaborateurs et le service paie nous avons mis en place certains outils de communication. Cela nous permet de nous assurer de la bonne compréhension par les salariés du dispositif mais également de leur expliquer le rôle de l’entreprise dans cette nouvelle pratique » nous précise une responsable paie d’une grande entreprise de l’agroalimentaire.
Le responsable paie d’aujourd’hui est résolument un expert communiquant.
Les 3 pièges à éviter :
1- Trop de pression
La paie est un métier très stressant ou la moindre erreur peut avoir de lourdes conséquences. Chaque mois, c’est la course contre la montre, le respect des délais est primordial. Les exigences de qualités et de rigueur demandées par cette fonction combinée aux échéances de paie qui doivent être scrupuleusement et impérativement respectées, font que le responsable paie doit non seulement savoir gérer son stress mais également celui de ses collaborateurs afin que tous les collaborateurs puissent atteindre leurs objectifs.
2- Vouloir tout contrôler
Un responsable paie peut-être tenté de vouloir tout contrôler puisqu’il est le garant de l’exactitude des bulletins de paie. Cependant, à vouloir tout contrôler, tout maîtriser, tout superviser, on finit par ne faire les choses qu’à moitié. Il doit créer et mettre en place des moyens et des outils de contrôles performants. Et il doit apprendre à déléguer. Savoir distinguer les tâches délégables permet aux managers intermédiaires de devenir des tops managers. C’est difficile d’accepter d’abandonner des prérogatives, mais c’est en s’en déchargeant et en faisant confiance qu’on acquière le temps nécessaire pour mettre en place de nouveaux projets.
3- Trop de production
Il peut être bon que le responsable paie continue à gérer un portefeuille de paie, notamment pour garder le contact avec la réalité du métier. En revanche, à nouveau, un manager devra déléguer un maximum de production, et le faire à bon escient, afin de se libérer du temps pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajouté. La fonction de production de paie ne doit pas prendre le pas sur celle de management, ce qui l’empêcherait d’encadrer correctement son service. Dans bon nombre d’entreprises, le déficit de management est causé par le manager lui-même qui refuse de déléguer. La principale mission du manager réside dans le fait de faire travailler les autres en harmonie, tel un chef d’orchestre. Ce n’est pas une mission facile pour des professionnels qui sont majoritairement d’anciens gestionnaires de paie, qui doivent donc ainsi accepter de changer leurs habitudes au quotidien.